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Myrsini is a Senior Community Programs Manager at Vonage. She helps the Developer Relations team support, engage and connect with developer communities where they are.
Gestion d'un site externe pour les équipes distantes
Temps de lecture : 12 minutes
Si vous travaillez dans le domaine des relations avec les développeurs, il y a de fortes chances que votre équipe soit répartie dans le monde entier. Chez Vonage, notre groupe est actuellement réparti sur trois continents et compte 38 membres. Se réunir pour célébrer ce que nous sommes, se concentrer sur notre travail et simplement passer du temps ensemble est un élément indispensable de la culture de notre équipe. C'est pourquoi nous nous réunissons tous au même endroit, une ou deux fois par an, pour notre réunion hors site.
Au cours de notre carrière, nous avons collectivement participé et planifié plus de 130 réunions d'équipe hors site et nous tirons continuellement parti de cette expérience pour l'itération et l'amélioration. Nous nous efforçons de faire en sorte qu'il vaille la peine de s'y rendre et nous essayons toujours de fixer les bons objectifs, de garder l'inclusion à l'esprit et de donner à notre équipe les moyens de participer activement à toutes les étapes de la planification.
Que votre équipe à distance soit composée de trois, dix ou cinquante personnes, il existe des éléments communs à prendre en compte pour tirer le meilleur parti du temps passé ensemble. Certains de ces conseils s'appliquent à n'importe quel type de réunion hors site. Pour que votre prochaine réunion d'équipe soit un succès, voici quelques conseils qui vous aideront à vous préparer au mieux avant, pendant et après l'événement principal.
Commencez par le passé. Votre équipe s'est-elle déjà rendue sur un site extérieur ? Vous devriez examiner les commentaires et essayer de répondre aux questions soulevées concernant tous les aspects de l'expérience. Vous pouvez également envoyer une enquête pour voir quels types d'activités et de sessions intéressent les participants. Vous ne pourrez peut-être pas exaucer les souhaits de tout le monde, mais c'est un bon début.
Notre équipe s'est récemment agrandie avant la tenue de notre séminaire mondial hors site de 2019 à Athènes, en Grèce. Pour nous assurer que nous étions tous sur la même longueur d'onde et pour comprendre ce que les gens voulaient faire pendant la semaine et ce qu'ils voulaient en retirer, nous avons envoyé un sondage. Voici quelques exemples de questions et de réponses :
Que voulez-vous mieux connaître à la fin de la semaine ?
Les membres de mon équipe. Le simple fait de passer du temps avec eux en personne sera pour moi la plus grande leçon à retenir.
Prise de parole en public - Je pense que je peux toujours m'améliorer dans ce domaine.
Quel type de sessions devrions-nous organiser ?
Il est temps de se répartir en petits groupes spécialisés, peut-être par initiative, par produit, par pile technologique. Beaucoup de collaboration et d'ateliers pour nous former les uns les autres. Il ne suffit pas qu'une personne parle et que tout le monde écoute - nous pouvons le faire à distance ! Des discussions facilitées seraient formidables et si les sessions ne sont pas destinées à inclure tout le monde, je suis sûr qu'il y aura aussi du bon contenu dans les couloirs...
Il est temps d'écrire du code ensemble.
L'emplacement, l'emplacement, l'emplacement. C'est le point de notre liste de contrôle de planification sur lequel il faut le plus de temps pour se mettre d'accord. Voici quelques questions que vous pouvez vous poser pour vous aider à prendre une décision à ce sujet :
Quel est votre budget ?
Quelles sont vos exigences en matière d'espace de réunion et d'hôtel ?
Où se trouve la majeure partie de votre équipe ?
Tout le monde peut-il se rendre à la destination proposée ?
Combien de temps leur faudra-t-il pour arriver à destination ?
Quel est le climat local à cette époque de l'année ?
Y a-t-il un aéroport offrant des liaisons internationales ?
L'endroit est-il bien desservi par les transports publics ?
Pour notre dernier séjour hors site en janvier 2020, nous avons choisi de nous rendre à Miami, en Floride. Voici pourquoi :
La ville a répondu à nos besoins en termes d'hébergement, d'espaces de réunion disponibles et de possibilités de renforcement de l'esprit d'équipe et d'activités sociales.
Les prévisions météorologiques pour le mois de janvier s'annonçaient agréables
Tout le monde a mis moins de 20 heures pour s'y rendre
Nous avons organisé notre précédent site mondial hors site en Europe, afin de réduire le temps de déplacement des Américains, qui représentent 40 % des participants. Quatre personnes qui travaillent habituellement à domicile étaient suffisamment proches pour se rendre sur place en voiture.
À quoi ressemble une réunion d'équipe hors site réussie pour vous et votre équipe de direction ? Il n'y a pas une seule bonne réponse, mais il y a des questions que vous pouvez vous poser pour y parvenir. Voulez-vous travailler sur votre feuille de route ? Vous voulez savoir à quoi ressemble le reste de l'année ? Lorsque vous fixez vos objectifs, assurez-vous qu'ils sont réalisables et qu'ils ont un sens pour votre équipe à ce moment précis. Une fois ces objectifs en place, répétez-les à chaque fois que vous en avez l'occasion, par exemple en haut de votre itinéraire.
Les objectifs que nous avons fixés pour notre récent site externe et la raison pour laquelle nous les avons choisis étaient les suivants :
Établir des relations et la confiance : un objectif axé sur les personnes, ce qui signifie que même si nous avons les personnes les plus brillantes et les plus empathiques dans notre équipe à distance, cela ne signifie rien si nous n'avons pas confiance les uns dans les autres et si nous ne sommes pas capables de travailler ensemble.
S'aligner sur les objectifs pour 2020 : comme l'off-site a eu lieu au début de l'année, il était important pour nous d'établir des objectifs d'équipe qui s'alignent sur les objectifs de notre département (Produit) et de l'entreprise.
Découvrez comment nous tirons le meilleur parti de notre équipe intégrée au produit : nous avons récemment fusionné l'équipe chargée des relations avec les développeurs avec celle chargée de l'expérience de la plateforme afin de mieux prendre en compte l'expérience de bout en bout des développeurs. Nous voulions que nos réunions hors site soient l'occasion d'organiser des discussions interfonctionnelles afin d'accroître l'effet de cette fusion.
Envoyez un projet d'ordre du jour un ou deux mois à l'avance afin d'obtenir des informations sur le contenu de vos séances de travail et d'en attribuer les auteurs. Plus la propriété est répartie, plus les participants se sentiront investis et plus le contenu sera diversifié. Désignez un ou deux conservateurs qui veilleront à ce que les sessions s'alignent sur les objectifs hors site, aideront les modérateurs et les présentateurs à se préparer et s'occuperont de la logistique et de l'aménagement de la salle. Un autre facteur important est l'interactivité. Évitez les sessions qui se présentent sous la forme d'un exposé et qui peuvent être diffusées sur le web à tout moment de l'année, à moins qu'il n'y ait des annonces importantes à faire. Optez plutôt pour des sessions qui maximisent la valeur de l'expérience en personne et veillez à prévoir des pauses entre les sessions pour que les participants ne se déconnectent pas.
À Miami, hormis la séance d'ouverture sur laquelle vous pouvez lire plus bas, presque toutes les autres séances comportaient un certain type d'interactivité ou d'apprentissage actif. Des rétrospectives au piratage en passant par l'art oratoire et les exercices d'écriture, le programme a donné lieu à un grand nombre de collaborations.
Lorsque vous envisagez des activités sociales et de consolidation d'équipe, planifiez-les en tenant compte de l'inclusivité et du bien-être de votre équipe. Il est facile de négliger ces aspects si vous travaillez principalement à distance et que vous n'avez pas à tenir compte des problèmes d'accessibilité à l'extérieur. Y a-t-il des personnes ayant des problèmes de mobilité qui ne pourront pas participer à cette randonnée exceptionnelle ? Même si vous avez épuisé toutes les possibilités de ne pas exclure certaines personnes, assurez-vous qu'il existe une alternative qui leur convienne.
Nous avons reçu deux participants ayant des problèmes de mobilité lors de notre dernière réunion hors site. Nous les avons contactés directement pour leur parler de la possibilité de faire une chasse au trésor. Nous avons fini par limiter l'expérience à une heure et demie. Une personne s'est inscrite et son équipe s'est adaptée à son rythme, tandis que l'autre a choisi de se reposer à l'hôtel.
Un autre aspect important est la nourriture et les boissons. Tenez compte des exigences alimentaires de votre équipe lorsque vous choisissez les repas et les restaurants. Il n'y a rien de pire que d'être coincé dans une salle de réunion toute la journée sans rien à manger qui ne vous rende pas malade. Enfin, essayez de proposer des activités en soirée qui ne soient pas centrées sur la nourriture et les boissons. Lors de la réunion hors site de l'année dernière, nous avons organisé une soirée de jeux de société semi-impromptue que nous devrions essayer de reproduire plus souvent.
Ne nous voilons pas la face, avec des équipes intercontinentales, la plupart des personnes devront prendre l'avion. Renseignez-vous sur la politique écologique de votre entreprise et voyez s'il est possible de compenser collectivement vos émissions de carbone. En outre, n'oubliez pas que certaines destinations sont mieux adaptées aux moyens de transport alternatifs.
Pour notre site hors site à Amsterdam en 2019, environ 15 % des personnes se sont rendues sur place en train ou en bateau. Nous avons également réservé un autocar pour certains transferts locaux et encouragé l'équipe à marcher ou à utiliser les transports en commun pour les activités. Nous avons également contacté notre agence de voyage afin d'obtenir des données et de mieux comprendre l'empreinte carbone de notre équipe.
Une autre approche que nous adoptons pour minimiser notre empreinte écologique concerne la restauration. Lorsque nous commandons des repas d'équipe, nous demandons à l'hôtel ou à l'espace de réunion de fournir de la vaisselle réutilisable, nous commandons des fruits entiers plutôt que de la salade de fruits dans des gobelets en plastique et nous servons des pichets d'eau plutôt que de l'eau en bouteille. Il y a certainement d'autres choses que vous et nous pouvons faire, mais le transport et la restauration sont de bons points de départ.
Vous avez fixé vos objectifs et les avez partagés avec tout le monde avant leur arrivée. Néanmoins, il peut s'avérer difficile d'obtenir l'adhésion de tous. Il se peut que certaines personnes aient des objectifs personnels et tentent d'utiliser la réunion en personne comme une occasion de faire ce qu'elles veulent. Pour atténuer ce problème, voici quelques mesures supplémentaires que vous pouvez prendre au cours de la première séance de travail et qui contribueront à la réussite de votre réunion hors site :
Répétez vos objectifs et votre plan pour les atteindre
Passer en revue le programme des activités hors site et répondre aux questions.
Demandez à chacun de se présenter. Il se peut que certaines personnes ne se soient rencontrées que virtuellement.
Définir des attentes pratiques. Les ordinateurs portables doivent-ils être éteints pendant les sessions ? Les activités sociales sont-elles obligatoires ?
Passez en revue les faits marquants et les réalisations depuis votre dernière visite hors site.
Examiner les objectifs de l'entreprise et du département pour l'avenir
Partager toute information organisationnelle importante ou les résultats d'une enquête auprès des salariés
À Miami, nous avons intégré tous ces éléments dans une session d'une heure et demie qui s'est avérée être l'un des points les plus appréciés de notre programme. Sur l'ensemble des personnes interrogées à l'issue de cette session, 39 % l'ont jugée excellente et 46 % très bonne.
Apprendre à se connaître et à collaborer plus étroitement est sans doute plus efficace lorsque l'on travaille en petits groupes. Lors de notre dernier séminaire hors site, nous avons mélangé les groupes à plusieurs reprises, en tenant compte des sous-équipes des participants et de l'endroit où ils sont basés.
Voici quelques activités en petits groupes que nous avons réalisées par le passé :
Rétrospective : groupes d'environ 5 personnes qui discutent des choses que nous devrions commencer, continuer ou arrêter de faire
Hacking : travailler sur un projet de codage, un nouveau processus ou tout ce que vous pouvez créer et partager avec l'équipe.
Renforcement de l'esprit d'équipe : choisir des activités idéales pour les petits groupes, un élément de compétition est le bienvenu mais ne doit pas être l'objectif principal
Il faut sans aucun doute en tenir compte lors de la planification de votre emploi du temps, mais l'effet ne se fera sentir que pendant la période hors site. Si, comme nous, l'un de vos objectifs est de permettre aux gens de passer du temps ensemble et de tisser des liens, vous devez viser un bon mélange de séances de travail, d'activités ludiques et de temps libre planifié pour que les gens puissent former leurs propres groupes et vivre leurs propres expériences. Trouver l'équilibre entre ces différents éléments est un véritable défi.
D'après les commentaires recueillis à l'issue de l'Offsite 2020, les activités de team building ont été classées comme le moment préféré de la semaine, plutôt que les séances de travail. Si vous avez besoin d'inspiration, voici quelques exemples d'activités que nous avons organisées par le passé : sortie en mer, cours de cuisine, visites de musées interactifs, atelier de création de bandes dessinées et chasse au trésor.
Votre site est terminé, tout le monde est rentré chez lui - avec les petits retards nécessaires - et vous avez l'impression que tout s'est bien passé. À moins de mener une enquête, il n'y a aucun moyen de mesurer votre niveau réel de réussite par rapport à vos objectifs.
Nous le faisons de manière anonyme via Google Forms la semaine suivante. Nous recueillons des données quantitatives et qualitatives que nous partageons ensuite avec l'équipe, accompagnées de commentaires sur la manière dont nous aborderons les questions soulevées lors de la prochaine réunion hors site. L'une des conclusions intéressantes du retour d'information recueilli pour notre site de Miami est que l'aspect social de la semaine semble être le principal catalyseur de la réussite des participants. En fait, environ 40 % des participants ont indiqué que le fait de passer du temps avec des collègues qu'ils n'ont pas l'habitude de côtoyer était le meilleur aspect de la semaine.
Le dernier point, mais non le moindre, est l'Account. Peu importe le nombre de discussions que vous avez ou le retour d'information que vous recueillez, tout cela sera vain si vous n'aboutissez pas à des actions réalisables dont les responsables sont clairement identifiés. Il est encore plus difficile pour une équipe à distance de s'absenter et de continuer à suivre le même chemin.
Pour vous donner un exemple, à la suite de la séance de rétrospective que nous avons organisée lors de notre dernière réunion hors site, nous avons décidé d'organiser régulièrement de telles séances. En guise de suivi, nous avons déjà planifié des rétrospectives mensuelles pour les sous-équipes. Une personne spécialisée recueillera et suivra tous les commentaires dans une feuille de calcul ainsi que sur notre page Wiki interne. Nous nous réunirons ensuite une fois par trimestre pour vérifier l'état d'avancement de chaque action.
Il est très important d'établir des relations qui permettent aux gens d'avoir un sentiment d'appartenance lorsqu'ils rentrent chez eux après une mission hors site. Nous espérons vous avoir donné des pistes de réflexion et des conseils de planification pratiques sur les éléments à prendre en compte pour le prochain déplacement de votre équipe à distance. En tout cas, nous avons hâte de commencer à planifier le prochain !
Les déplacements jouent un rôle important dans l'organisation d'un séminaire hors site pour des équipes éloignées. En savoir plus faciliter les déplacements de vos équipes.