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Myrsini is a Senior Community Programs Manager at Vonage. She helps the Developer Relations team support, engage and connect with developer communities where they are.
Dirigir un centro externo para equipos remotos
Tiempo de lectura: 11 minutos
Si trabajas en relaciones con desarrolladores, lo más probable es que tu equipo esté distribuido por todo el mundo. Nuestro grupo en Vonage está actualmente repartido por tres continentes y cuenta con 38 miembros. Reunirnos para celebrar quiénes somos, centrarnos en nuestro trabajo y simplemente pasar tiempo juntos es una parte indispensable de la cultura de nuestro equipo. Por esta razón, todos nos reunimos en el mismo lugar, una o dos veces al año, para nuestro off-site.
A lo largo de nuestras carreras, hemos asistido y planificado colectivamente más de 130 viajes de trabajo en equipo y aprovechamos continuamente esta experiencia para iterar y mejorar. Trabajamos duro para que merezca la pena viajar a ellas, y siempre intentamos establecer los objetivos adecuados, tener en cuenta la inclusión y capacitar a nuestro equipo para que participe activamente durante todas las fases de planificación.
Tanto si tu equipo remoto está formado por tres, diez o 50 personas, hay cosas comunes que puedes tener en cuenta para sacar el máximo partido del tiempo que paséis juntos. Aunque algunas de ellas son válidas para cualquier tipo de reunión a distancia. Así que, para que tu próxima reunión de equipo sea un éxito, aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a prepararte mejor antes, durante y después del evento principal.
Empiece por el pasado. ¿Ha participado ya su equipo en alguna actividad fuera de la sede? Estudie los comentarios recibidos y trate de resolver los problemas planteados en relación con todos los aspectos de la experiencia. También puede enviar una encuesta y ver qué tipo de actividades y sesiones interesan a la gente. Quizá no pueda satisfacer los deseos de todos, pero es un buen comienzo.
Nuestro equipo había crecido recientemente antes de nuestro off-site global de 2019 en Atenas, Grecia. Para asegurarnos de que todos estábamos en la misma página y para entender lo que la gente quería hacer durante y salir de la semana enviamos una encuesta. He aquí algunos ejemplos de preguntas y respuestas:
¿Sobre qué quieres tener más conocimientos al final de la semana?
Mis compañeros de equipo. Pasar tiempo con ellos en persona será lo más importante para mí.
Hablar en público: creo que siempre puedo mejorar en este aspecto.
¿Qué tipo de sesiones deberíamos hacer?
Es hora de dividirnos en grupos más pequeños y especializados, quizá por iniciativa, por producto, por pila tecnológica. Mucha colaboración y talleres para formarnos unos a otros. Algo más que una persona hablando y todo el mundo escuchando: ¡podemos hacerlo a distancia! Los debates facilitados serían increíbles y, si las sesiones no pretenden incluir a todo el mundo, estoy seguro de que también surgirán grandes contenidos en el pasillo...
Es hora de escribir código juntos.
Ubicación, ubicación, ubicación. Este es el punto de nuestra lista de planificación sobre el que más tardamos en ponernos de acuerdo. Aquí tienes algunas preguntas que puedes hacerte para decidirte:
¿Cuál es su presupuesto?
¿Qué requisitos tiene para el espacio de reunión y el hotel?
¿Dónde reside la mayor parte de su equipo?
¿Puede todo el mundo viajar al destino propuesto?
¿Cuánto tardarán en llegar?
¿Qué tiempo hace en esa época del año?
¿Hay algún aeropuerto con conexiones internacionales?
¿Dispone el lugar de un buen transporte público?
Para nuestra última visita, en enero de 2020, elegimos Miami (Florida). He aquí por qué:
La ciudad satisfizo nuestras necesidades en términos de alojamiento, espacios de reunión disponibles y oportunidades para la creación de equipos y actividades sociales.
La previsión meteorológica para enero parecía agradable
Todo el mundo tardó menos de 20 horas en llegar
Nuestra anterior delegación mundial se celebró en Europa, así que nos propusimos reducir el tiempo de viaje de los estadounidenses, que representaban el 40% de los asistentes. Cuatro personas que suelen trabajar desde casa estaban lo bastante cerca como para desplazarse en coche.
¿Qué os parece a ti y a tu equipo directivo el éxito de una reunión de equipo fuera de la sede? No hay una respuesta correcta, pero sí preguntas que puede hacerse para conseguirlo. ¿Quiere trabajar en su hoja de ruta? ¿Preparar el resto del año? Al fijar tus objetivos, asegúrate de que son alcanzables y tienen sentido para tu equipo en ese momento concreto. Una vez fijados, repítelos siempre que puedas, por ejemplo, al principio de tu itinerario.
Los objetivos que nos marcamos para nuestra reciente delegación y la razón por la que los elegimos fueron los siguientes:
Construir relaciones y confianza: un objetivo que da prioridad a las personas, lo que significa que aunque tengamos a las personas más brillantes y empáticas en nuestro equipo remoto, no significa nada a menos que confiemos los unos en los otros y seamos capaces de trabajar juntos.
Alinear los objetivos para 2020: Dado que la visita tuvo lugar a principios de año, era importante que estableciéramos objetivos de equipo que estuvieran en consonancia con los objetivos de nuestro departamento (Producto) y de la empresa.
Descubra cómo aprovechamos al máximo nuestro equipo integrado en Producto: Recientemente hemos fusionado el equipo de Relaciones con los Desarrolladores con el de Experiencia de Plataforma para abordar mejor la experiencia integral de los desarrolladores. Queríamos que nuestra reunión fuera de la sede fuera un momento para mantener debates interdisciplinares y así aumentar el efecto de esta fusión.
Envíe un borrador del orden del día con uno o dos meses de antelación a fin de recabar contenidos para sus sesiones de trabajo y asignarles propietarios. Cuanto más repartida esté la propiedad, más implicada se sentirá la gente y más diverso será el contenido. Designe a uno o dos comisarios que se aseguren de que las sesiones se ajustan a los objetivos de la reunión, ayuden a los moderadores y presentadores a prepararse y tengan en cuenta la logística y el montaje de la sala. Otro factor importante es la interactividad. Evite las sesiones que tengan más bien el formato de "mostrar y contar" y puedan retransmitirse por Internet en cualquier momento del año, a menos que haya que hacer anuncios importantes. En su lugar, opte por sesiones que maximicen el valor de la experiencia en persona y asegúrese de añadir descansos entre ellas para que la gente no desconecte.
En Miami, aparte de la sesión inaugural sobre la que puedes leer más abajo, casi todas las demás sesiones incluían algún tipo de interactividad o aprendizaje activo. Desde retrospectivas y hacking hasta ejercicios de oratoria y redacción, hubo una gran cantidad de colaboración derivada del programa.
Cuando busques actividades sociales y de creación de equipos, planifica teniendo en cuenta la inclusión y el bienestar de tu equipo. Estos aspectos son fáciles de pasar por alto si trabajas principalmente a distancia y no tienes que tener en cuenta los problemas de accesibilidad al aire libre. ¿Hay personas con problemas de movilidad que no podrán participar en esa increíble excursión? Aunque hayas agotado todas las posibilidades de no excluir a nadie, asegúrate de que haya una alternativa que les satisfaga.
En nuestro último evento, tuvimos dos asistentes con problemas de movilidad. Nos pusimos en contacto directamente con ellos para hablarles de la posibilidad de hacer una búsqueda del tesoro. Acabamos limitando la experiencia a una hora y media. Una persona se apuntó y su equipo se adaptó a su ritmo, mientras que la otra optó por descansar en el hotel.
Otro aspecto importante es la comida y la bebida. Tenga en cuenta las necesidades dietéticas de su equipo a la hora de elegir comidas y restaurantes. No hay nada peor que estar todo el día encerrado en una sala de reuniones sin nada que comer que no te ponga enfermo. Por último, procure que las actividades nocturnas no giren en torno a la comida y la bebida. El año pasado celebramos una noche de juegos de mesa semi-improvisada que debemos intentar repetir más a menudo.
Admitámoslo, con equipos intercontinentales la mayoría de la gente tendrá que volar. Consulte la política ecológica de su empresa y vea si existe la posibilidad de compensar colectivamente sus emisiones de carbono. Además, tenga en cuenta que algunos destinos se adaptan mejor a medios de transporte alternativos.
Para nuestra sede externa en Ámsterdam en 2019, alrededor del 15% de las personas llegaron en tren o barco. También reservamos un autocar para algunos traslados locales y animamos al equipo a caminar o utilizar el transporte público para las actividades. También nos hemos puesto en contacto con nuestra agencia de viajes para obtener datos y comprender mejor la huella de carbono de nuestro equipo.
Otro enfoque que adoptamos para minimizar nuestra huella ecológica tiene que ver con el catering. Cuando encargamos comidas para el equipo, pedimos al hotel o al lugar de reunión que nos proporcionen vajilla reutilizable, pedimos fruta entera en vez de macedonia en vasos de plástico y jarras de agua en vez de agua embotellada. Podemos hacer muchas más cosas, pero el transporte y el catering son buenos puntos de partida.
Has fijado tus objetivos y los has compartido con todos antes de que lleguen. Sin embargo, intentar que todos estén de acuerdo puede ser complicado. Puede que haya personas que tengan sus objetivos personales e intenten utilizar la reunión en persona como una oportunidad para conseguir cosas que quieren que se hagan. Para mitigar esta situación, hay algunas cosas adicionales que puedes hacer durante la primera sesión de trabajo y que contribuirán al éxito de tu reunión externa:
Repita sus objetivos y cuál es el plan para alcanzarlos
Repasar el programa de actividades fuera de la sede y responder a cualquier pregunta
Haz que todos se presenten. Puede que haya personas que solo se conozcan virtualmente.
Establezca expectativas prácticas. ¿Deben cerrarse los portátiles durante las sesiones? ¿Son obligatorias las actividades sociales?
Repasar los aspectos más destacados y los logros alcanzados desde la última visita a la sede.
Analizar los objetivos de la empresa y del departamento de cara al futuro
Compartir cualquier información importante sobre la organización o los resultados de las encuestas a los empleados.
En Miami, incorporamos todo lo anterior en una sesión de hora y media que acabó siendo una de las mejor valoradas de nuestro programa. Del total de encuestados, el 39% la calificó de excelente y el 46% de muy buena.
Conocerse y colaborar más estrechamente es más eficaz cuando se trabaja en grupos más pequeños. En nuestra última delegación mezclamos los grupos varias veces, teniendo en cuenta los subequipos de cada uno y su ubicación.
He aquí algunas actividades en pequeños grupos que hemos realizado en el pasado:
Retrospectiva: grupos de unas 5 personas que debatieron sobre las cosas que deberíamos empezar, continuar o dejar de hacer.
Hacking: Trabaja en un proyecto de codificación, un nuevo proceso o cualquier cosa que puedas crear y compartir con el equipo.
Creación de equipos: elija actividades ideales para grupos pequeños, un elemento de competición es bienvenido pero no debe ser el objetivo principal
No cabe duda de que esto debe tenerse en cuenta a la hora de planificar el programa, pero es algo cuyo efecto sólo será evidente durante las actividades fuera de la sede. Si, como nosotros, uno de sus objetivos es que las personas pasen tiempo juntas y estrechen lazos, debe procurar que haya una buena combinación de sesiones de trabajo, actividades divertidas y también algo de tiempo libre planificado para que las personas formen sus propios grupos y experiencias. Conseguir el equilibrio adecuado es todo un reto.
Según los comentarios recogidos tras nuestra reunión de 2020, la mayoría de los participantes clasificaron las actividades de creación de equipos como su parte favorita de la semana, en lugar de las sesiones de trabajo. Si necesitas inspiración, aquí tienes algunas de las actividades que hemos realizado en el pasado: viaje en velero, clases de cocina, visitas interactivas a museos, taller de creación de cómics y búsqueda del tesoro.
La delegación ha terminado, todo el mundo está en casa -con los pequeños retrasos necesarios- y usted cree que todo ha ido bien. A menos que realices una encuesta, no hay forma de medir tu nivel real de éxito con respecto a tus objetivos.
Lo hacemos de forma anónima a través de Google Forms la semana siguiente. Recopilamos datos cuantitativos y cualitativos que luego compartimos con el equipo junto con comentarios sobre cómo abordaremos los problemas que surgieron en la próxima reunión. Una conclusión interesante de los comentarios recogidos en nuestra reunión de Miami fue que el aspecto social de la semana parecía ser el principal catalizador del éxito de los asistentes. De hecho, cerca del 40% de los asistentes señalaron que lo mejor de la semana había sido pasar tiempo con colegas con los que no solían reunirse.
Por último, pero no por ello menos importante, la responsabilidad. No importa cuántas discusiones se mantengan o cuántos comentarios se recojan, todo será en vano si no se acaba con elementos procesables que tengan propietarios claros. Para un equipo remoto es aún más difícil marcharse y seguir por el mismo camino.
Por poner un ejemplo, a raíz de la sesión de retrospectiva que celebramos en nuestro último off-site, decidimos que queríamos llevarlas a cabo con regularidad. Como medida de seguimiento, ya hemos planificado retrospectivas mensuales de los subequipos. Una persona se encargará de recopilar y registrar todos los comentarios en una hoja de cálculo y en nuestra página Wiki interna. Después nos reuniremos todos una vez al trimestre para comprobar el progreso de cada acción.
Es muy importante construir relaciones que permitan a la gente mantener un sentimiento de unión cuando vuelven a casa después de una delegación. Esperamos haberle proporcionado algunos elementos de reflexión y consejos prácticos de planificación sobre lo que debe tener en cuenta para la próxima delegación de su equipo remoto. Nosotros, al menos, estamos deseando empezar a planificar la próxima.
Los viajes desempeñan un papel muy importante en la gestión de una delegación para equipos remotos. Más información cómo facilitar los desplazamientos de sus equipos.