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Myrsini is a Senior Community Programs Manager at Vonage. She helps the Developer Relations team support, engage and connect with developer communities where they are.
Como organizar um encontro fora do escritório para equipes remotas
Tempo de leitura: 11 minutos
Se você trabalha na área de relações com desenvolvedores, é provável que sua equipe esteja espalhada pelo mundo. Nosso grupo na Vonage está atualmente espalhado por três continentes e conta com 38 membros. Reunir-nos para celebrar quem somos, concentrar-nos em nosso trabalho e simplesmente passar um tempo juntos é uma parte indispensável da cultura da nossa equipe. Por esse motivo, todos nós nos reunimos no mesmo lugar, uma ou duas vezes por ano, para nosso encontro fora do escritório.
Ao longo de nossas carreiras, participamos e planejamos, em conjunto, mais de 130 encontros fora do escritório com a equipe e aproveitamos continuamente essa experiência para iteração e aprimoramento. Nos esforçamos para que valha a pena viajar para esses eventos e sempre tentamos definir as metas certas, manter a inclusão em mente e capacitar nossa equipe a participar ativamente em todas as etapas do planejamento.
Seja sua equipe remota composta por três, dez ou 50 pessoas, há aspectos comuns que você pode levar em consideração para aproveitar ao máximo o tempo que passam juntos. Para ser sincero, algumas dessas dicas se aplicam a qualquer tipo de evento fora do escritório. Portanto, para que seu próximo encontro de equipe seja um sucesso, aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a se preparar da melhor forma possível antes, durante e depois do evento principal.
Comece pelo passado. Sua equipe já participou de um evento fora do escritório? Você deve analisar os comentários recebidos e tentar resolver as questões levantadas em relação a todos os aspectos da experiência. Você também pode enviar uma pesquisa para saber em que tipo de atividades e sessões as pessoas estão interessadas. Talvez não seja possível atender aos desejos de todos, mas é um bom começo.
Nossa equipe havia crescido recentemente antes do nosso encontro global fora da sede em 2019, em Atenas, na Grécia. Para garantir que todos estivéssemos alinhados e para entender o que as pessoas queriam fazer durante a semana e o que esperavam dela, enviamos uma pesquisa. Aqui estão alguns exemplos de perguntas e respostas:
Sobre o que você gostaria de saber mais até o final da semana?
Meus colegas de equipe. O simples fato de passar um tempo com eles pessoalmente já será a maior lição que vou levar daqui.
Falar em público — sinto que sempre posso melhorar nesse aspecto.
Que tipo de sessões deveríamos fazer?
É hora de nos dividirmos em grupos menores e especializados, talvez por iniciativa, por produto ou por pilha tecnológica. Muita colaboração e workshops para que possamos aprender uns com os outros. Coisas que vão além de uma pessoa falando e todo mundo ouvindo — isso a gente já consegue fazer remotamente! Discussões facilitadas seriam incríveis e, se as sessões não forem destinadas a incluir todo mundo, tenho certeza de que conteúdos excelentes também surgirão nas conversas informais nos corredores...
É hora de simplesmente escrevermos código juntos.
Localização, localização, localização. Esse é o item da nossa lista de verificação de planejamento que leva mais tempo para chegarmos a um acordo. Aqui estão algumas perguntas que você pode se fazer para ajudar a decidir sobre isso:
Qual é o seu orçamento?
Quais são os seus requisitos em relação ao espaço para reuniões e ao hotel?
Onde fica a sede da maior parte da sua equipe?
Todos podem viajar para o destino que você propôs?
Quanto tempo vai demorar para eles chegarem lá?
Como é o clima local nessa época do ano?
Existe algum aeroporto com voos internacionais?
A região conta com bons meios de transporte público?
Para nosso mais recente retiro, realizado em janeiro de 2020, decidimos ir para Miami, na Flórida. Eis o motivo:
A cidade atendeu às nossas necessidades em termos de hospedagem, espaços disponíveis para reuniões e oportunidades para atividades de integração de equipe e sociais
A previsão do tempo para janeiro parecia agradável
Todos levaram menos de 20 horas para chegar até lá
Realizamos nosso último encontro global fora da sede na Europa, por isso procuramos reduzir o tempo de viagem para os participantes dos EUA, que representavam 40% dos participantes. Quatro pessoas que costumam trabalhar de casa moravam perto o suficiente para ir de carro até o local.
Na sua opinião e na de sua equipe de liderança, como seria um retiro de equipe bem-sucedido? Não existe uma resposta certa, mas há perguntas que você pode se fazer para chegar lá. Você quer trabalhar no seu plano de ação? Descobrir como será o resto do ano? Ao definir suas metas, certifique-se de que elas sejam alcançáveis e façam sentido para sua equipe naquele momento específico. Depois de defini-las, repita-as sempre que puder, por exemplo, no início do seu programa do evento.
Os objetivos que estabelecemos para nosso recente retiro e o motivo pelo qual os escolhemos foram os seguintes:
Construir relacionamentos e confiança: um objetivo que prioriza as pessoas, o que significa que, mesmo que tenhamos os profissionais mais brilhantes e empáticos em nossa equipe remota, isso não significa nada a menos que confiemos uns nos outros e sejamos capazes de trabalhar juntos
Alinhamento em relação às metas para 2020: como o retiro ocorreu no início do ano, era importante para nós definir metas para a equipe que estivessem alinhadas com as metas do nosso departamento (Produto) e da empresa
Descubra como podemos aproveitar ao máximo nossa equipe integrada à área de Produto: recentemente, unificamos a equipe de Relações com Desenvolvedores com a de Experiência de Plataforma para atender melhor à experiência completa do desenvolvedor. Queríamos que nosso retiro fosse um momento para promover discussões multifuncionais, de modo a potencializar o efeito dessa unificação.
Envie uma versão preliminar da pauta com um a dois meses de antecedência para coletar sugestões de conteúdo para suas sessões de trabalho e designar responsáveis para cada item. Quanto mais distribuída for a responsabilidade, mais envolvidas as pessoas se sentirão e mais diversificado será o seu conteúdo. Designe um ou dois curadores que possam garantir que as sessões estejam alinhadas com os objetivos do evento externo, ajudem os moderadores e apresentadores a se prepararem e considerem a logística e a disposição do espaço. Outro fator importante é a interatividade. Evite sessões que sigam mais o formato de “apresentação e explicação” e que possam ser transmitidas via webcast em qualquer época do ano, a menos que haja anúncios importantes a serem feitos. Em vez disso, opte por sessões que maximizem o valor da experiência presencial e certifique-se de incluir intervalos entre elas para que as pessoas não percam o interesse.
Em Miami, além da sessão de abertura — sobre a qual você poderá ler mais adiante —, quase todas as outras sessões incluíram algum tipo de interatividade ou aprendizagem ativa. De retrospectivas e hacking a exercícios de oratória e redação, houve uma grande quantidade de colaboração decorrente da programação.
Ao planejar atividades de integração e eventos sociais, tenha em mente a inclusão e o bem-estar da sua equipe. Esses aspectos são fáceis de ignorar quando se trabalha principalmente de forma remota e não é preciso levar em conta questões de acessibilidade em ambientes ao ar livre. Será que há pessoas com dificuldades de locomoção que não poderão participar daquela caminhada incrível? Mesmo que você tenha esgotado todas as possibilidades para não excluir ninguém, certifique-se de que haja uma alternativa com a qual elas fiquem satisfeitas.
Tivemos dois participantes com dificuldades de locomoção em nosso último evento fora do escritório. Entramos em contato diretamente com eles para discutir a possibilidade de realizar uma caça ao tesouro. Acabamos definindo a duração da atividade em 1,5 hora. Uma pessoa participou, e sua equipe se adaptou ao ritmo dela, enquanto a outra optou por descansar no hotel.
Outro aspecto importante é a alimentação e as bebidas. Leve em consideração as necessidades alimentares da sua equipe ao escolher refeições e restaurantes. Não há nada pior do que ficar preso em uma sala de reuniões o dia inteiro sem nada para comer que não vá causar mal-estar. Por fim, tente oferecer opções de atividades noturnas que não sejam centradas em comida e bebida. No retiro do ano passado, tivemos uma noite de jogos de tabuleiro meio improvisada, que precisamos tentar repetir com mais frequência.
Vamos ser realistas: com equipes que atuam em vários continentes, a maioria das pessoas terá que viajar de avião. Verifique a política ambiental da sua empresa e veja se há uma opção para compensar coletivamente suas emissões de carbono. Além disso, lembre-se de que alguns destinos oferecem melhores condições para o uso de meios de transporte alternativos.
No nosso evento fora da sede em Amsterdã, em 2019, cerca de 15% das pessoas chegaram de trem ou de barco. Também alugamos um ônibus para alguns deslocamentos locais e incentivamos a equipe a caminhar ou usar o transporte público para as atividades. Além disso, entramos em contato com nossa agência de viagens para obter dados e entender melhor a pegada de carbono da nossa equipe.
Outra medida que adotamos para minimizar nossa pegada ecológica diz respeito ao serviço de bufê. Quando solicitamos refeições para a equipe, pedimos ao hotel ou ao local do evento que forneça louça reutilizável, pedimos frutas inteiras em vez de salada de frutas em copos plásticos e optamos por jarras de água em vez de garrafas. Certamente há mais coisas que nós e vocês podemos fazer, mas o transporte e o serviço de bufê são bons pontos de partida.
Você definiu suas metas e as compartilhou com todos antes da chegada deles. No entanto, tentar fazer com que todos estejam no mesmo nível de comprometimento pode ser complicado. Pode haver pessoas que tenham suas metas pessoais e tentem usar o encontro presencial como uma oportunidade para conseguir que as coisas que elas querem sejam feitas. Para amenizar isso, há algumas medidas adicionais que você pode tomar durante a primeira sessão de trabalho e que contribuirão para o sucesso do seu retiro:
Reitere suas metas e qual é o plano para alcançá-las
Analise a programação das atividades externas e responda a quaisquer perguntas
Peça para todos se apresentarem. Pode ser que algumas pessoas só tenham se conhecido virtualmente.
Estabeleça expectativas realistas. Os laptops devem ficar desligados durante as sessões? As atividades sociais são obrigatórias?
Faça um resumo dos destaques e conquistas desde o seu último encontro fora do escritório
Analise as metas da empresa e do departamento para o futuro
Compartilhe quaisquer informações importantes sobre a organização ou resultados de pesquisas com funcionários
Em Miami, incorporamos todos os itens acima em uma sessão de 1,5 hora que acabou se tornando uma das atividades mais bem avaliadas da nossa programação. Do total de participantes que responderam à pesquisa após o evento externo, 39% classificaram a atividade como excelente, enquanto 46% a classificaram como muito boa.
Pode-se dizer que conhecer uns aos outros e colaborar mais estreitamente é algo que se consegue de forma mais eficiente quando se trabalha em grupos menores. Em nosso último encontro fora do escritório, reorganizamos os grupos algumas vezes, levando em conta as subequipes de cada um e onde estão localizados.
Aqui estão algumas atividades em pequenos grupos que já realizamos no passado:
Retrospectiva: grupos de aproximadamente 5 pessoas que discutiram o que deveríamos começar, continuar ou parar de fazer
Hacking: trabalhe em um projeto de programação, um novo processo ou qualquer coisa que você possa criar e compartilhar com a equipe
Integração de equipe: escolha atividades ideais para pequenos grupos; um elemento de competição é bem-vindo, mas não deve ser o foco principal
Isso, sem dúvida, deve ser levado em conta ao planejar sua programação, mas é algo cujo efeito só ficará evidente durante o evento fora do local de trabalho. Se, assim como nós, um dos seus objetivos é que as pessoas passem tempo juntas e criem laços, você deve buscar um bom equilíbrio entre sessões de trabalho, atividades divertidas e também algum tempo livre planejado para que as pessoas formem seus próprios grupos e vivam suas próprias experiências. Encontrar o equilíbrio certo nisso é um desafio.
Com base nos comentários coletados após nosso retiro de 2020, mais pessoas classificaram as atividades de integração de equipe como sua parte favorita da semana, em vez das sessões de trabalho. Aqui estão algumas atividades que já realizamos no passado, caso você precise de inspiração: passeio de veleiro, aulas de culinária, visitas interativas a museus, oficina de criação de histórias em quadrinhos e gincanas.
O evento fora da empresa terminou, todos já estão em casa — com os pequenos atrasos de sempre — e você sente que tudo correu bem. A menos que você faça uma pesquisa, não há como avaliar seu nível real de sucesso em relação às suas metas.
Fazemos isso de forma anônima por meio do Google Forms na semana seguinte. Coletamos dados quantitativos e qualitativos, que depois compartilhamos com a equipe, acompanhados de comentários sobre como abordaremos as questões levantadas no próximo encontro fora do escritório. Uma constatação interessante a partir do feedback coletado em nosso encontro fora do escritório em Miami foi que o aspecto social da semana pareceu ser o principal catalisador do sucesso para os participantes. Na verdade, cerca de 40% das pessoas mencionaram que passar tempo com colegas com quem normalmente não interagem foi a melhor parte da semana.
Por último, mas não menos importante, está a responsabilização. Não importa quantas discussões você tenha ou quantos comentários receba, tudo será em vão se você não chegar a ações concretas com responsáveis bem definidos. É ainda mais desafiador para uma equipe remota se dispersar e ainda assim manter o mesmo rumo.
Para dar um exemplo, como resultado da sessão de retrospectiva que realizamos em nosso último encontro fora do escritório, decidimos que queríamos realizá-las regularmente. Como ação de acompanhamento, já planejamos retrospectivas mensais para as subequipes. Há uma pessoa designada que ficará responsável por coletar e acompanhar todo o feedback em uma planilha, bem como em nossa página interna do Wiki. Em seguida, nos reuniremos todos uma vez por trimestre para verificar o andamento de cada item de ação.
É muito importante construir relacionamentos que permitam que as pessoas levem consigo um sentimento de união quando voltarem para casa após um evento fora do escritório. Esperamos ter oferecido a vocês alguns pontos para reflexão e dicas práticas de planejamento sobre o que levar em consideração para o próximo evento fora do escritório da sua equipe remota. Nós, pelo menos, mal podemos esperar para começar a planejar o nosso próximo!
As viagens têm um papel fundamental na organização de um encontro fora do escritório para equipes remotas. Saiba mais sobre facilitar as viagens para suas equipes.