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Myrsini is a Senior Community Programs Manager at Vonage. She helps the Developer Relations team support, engage and connect with developer communities where they are.
リモートチームのためのオフサイト運営
所要時間：1 分
もしあなたが開発者関係の仕事をしているなら、あなたのチームは世界中に分散している可能性があります。Vonageの私たちのグループは現在3つの大陸に広がっており、38人のメンバーがいます。私たちが誰であるかを祝い、仕事に集中し、単に一緒に時間を過ごすために集まることは、私たちのチームの文化の不可欠な部分です。そのため、年に1～2回、全員が同じ場所に集まってオフサイトを行っています。
私たちはこれまで、合わせて130回を超えるチーム・オフサイトに参加し、計画してきました。また、適切な目標を設定し、包括性を念頭に置き、すべての計画段階でチームが積極的に参加できるよう、常に努力しています。
リモートチームが3人であろうと、10人であろうと、50人であろうと、一緒にいる時間を最大限に活用するために考えられる共通のことがあります。免責事項ですが、これらのいくつかはどのようなタイプのオフサイトにも当てはまります。そこで、次回のチーム懇親会を成功させるために、本番前、本番中、本番後に最適な準備をするためのヒントをいくつかご紹介します。
過去から始めよう。あなたのチームはすでにオフサイトに参加したことがありますか？フィードバックに目を通し、体験のあらゆる側面について提起された問題に対処するよう努めるべきです。また、アンケートを実施し、どのような活動やセッションに関心があるかを確認することもできます。全員の希望を叶えることはできないかもしれませんが、良いきっかけにはなるでしょう。
ギリシャのアテネで開催される2019年のグローバル・オフサイトを前に、私たちのチームは最近大きくなっていた。私たち全員が同じ考えを持っていることを確認するため、また、この1週間で何をしたいのか、何を得たいのかを理解するために、私たちはアンケートを実施しました。以下は質問と回答の例です：
週の終わりには、何についてもっと詳しくなっていたいですか？
チームの仲間たち。彼らと直接時間を過ごすことが、私にとって最大の収穫です。
人前で話すことは、常に改善できると思っている。
どのようなセッションを行うべきか？
イニシアチブ別、製品別、技術スタック別など、より小さな専門グループに分かれる。多くのコラボレーションやワークショップで、お互いを鍛え合う。一人が話し、全員が聞くだけでなく、遠隔でもできるようなこと！ファシリテートによるディスカッションも素晴らしいだろうし、もしセッションが全員を参加させることを意図していないのなら、廊下トラックでも素晴らしいコンテンツが生まれると思う......。
一緒にコードを書くだけの時間だ。
場所、場所、場所。これは、私たちのプランニング・チェックリストの中で、合意するのに一番時間がかかる項目です。これを決めるのに役立つ質問をいくつかご紹介しましょう：
予算はいくらですか？
会議スペースとホテルに対するご要望は？
チームの本拠地はどこですか？
提案された目的地に全員が旅行できますか？
そこに着くまでにどれくらいの時間がかかるのだろうか？
その時期の天候はどうですか？
国際線が発着する空港はありますか？
公共交通機関は充実しているか？
2020年1月の直近のオフサイトでは、フロリダのマイアミを選んだ。その理由はこうだ：
宿泊施設、ミーティングスペース、チームビルディングや社交活動の機会など、我々のニーズを満たしてくれた。
1月の天気予報は快適そうだった。
全員が20時間以内で到着した
前回のグローバル・オフサイトはヨーロッパで開催したので、参加者の4割を占めるアメリカ人の移動時間を少なくすることを狙った。普段は自宅で仕事をしている4人は、車で行ける距離だった。
成功するチーム・オフサイトとは、あなたやあなたのリーダーシップ・チームにとってどのようなものでしょうか？正解はひとつではないが、そこにたどり着くために自問自答できることはある。ロードマップに取り組みたいですか？今年の残りの計画を立てる？目標を設定するときは、それが達成可能で、その時々のチームにとって意味のあるものであることを確認してください。目標を設定したら、機会あるごとに、例えば日程表の一番上にでも、繰り返し掲げましょう。
私たちが最近のオフサイトで設定した目標と、それを選んだ理由は次のようなものだった：
人間関係と信頼を築く：つまり、たとえリモート・チームに最も優秀で共感力の高い人材がいたとしても、お互いを信頼し、協力し合わなければ意味がない。
2020年に向けての目標を一致させる：オフサイトは年明けに行われたため、部門（製品）および会社の目標に沿ったチーム目標を構築することが重要でした。
プロダクトに組み込まれたチームを最大限に活用する方法をご覧ください：最近、デベロッパー・リレーションズ・チームをプラットフォーム・エクスペリエンスと統合し、エンド・ツー・エンドのデベロッパー・エクスペリエンスに対応できるようにしました。オフサイトでは、部門横断的なディスカッションを行い、この合併の効果を高めたいと考えていました。
作業セッションのコンテンツをクラウドソーシングするために、1～2ヶ月前にアジェンダの草案を送り、それに対して所有者を割り当てる。所有権が分散していればいるほど、参加者はより多くのことを感じ、コンテンツも多様になります。セッションがオフサイトの目標に沿ったものであることを確認し、司会者や発表者の準備を助け、ロジスティクスや部屋の設営を考慮できるキュレーターを1人か2人任命する。もう一つの重要な要素は、双方向性です。重要な発表がある場合を除き、ショー・アンド・テルの形式が多く、年中いつでもウェブキャストで配信できるようなセッションは避けましょう。その代わりに、直接会って体験する価値を最大化するようなセッションを選び、間に休憩を入れるなどして、参加者のスイッチが切れないようにしましょう。
マイアミでは、冒頭のセッションは別として、ほとんどすべてのセッションで何らかのインタラクティブなアクティブ・ラーニングが行われた。レトロスペクティブやハッキングから、スピーチやライティングの練習まで、このスケジュールから生まれたコラボレーションは非常に多かった。
チームビルディングやソーシャル・アクティビティを検討する際は、包括性とチームの健康を念頭に置いて計画を立てましょう。リモートワークが多く、屋外でのアクセシビリティの問題を考慮する必要がない場合、これらの問題は見落としがちです。本当に素晴らしいハイキングに参加できない、運動能力に問題のある人はいないだろうか？たとえ参加できない可能性があるとしても、彼らが満足できるような代替案があるかどうかを確認しましょう。
最近のオフサイトでは、移動に問題のある参加者が2人いた。私たちは彼らに、借り物競争をする可能性について直接連絡を取りました。結局、体験時間を1時間半に固定した。一人は参加し、チームが彼らのペースに合わせたが、もう一人はホテルで休むことにした。
もうひとつの重要な点は、食事と飲み物です。食事やレストランを選ぶ際には、チームの食事条件を考慮しよう。一日中会議室に閉じこもって、体調を崩さないような食事が何もないほどつらいことはない。最後に、食事や飲み物を中心としない夜のアクティビティーの選択肢を用意しよう。昨年のオフサイトでは、半即席のボードゲームナイトを行った。
実際、大陸をまたぐチームでは、ほとんどの人が飛行機で移動することになる。会社のグリーン・ポリシーを調べ、二酸化炭素排出量を相殺するオプションがあるかどうかを確認しましょう。また、目的地によっては、別の交通手段を利用した方がよい場合もあります。
2019年のアムステルダムでのオフサイトでは、約15％の人が電車や船で移動した。また、現地での移動にはバスを予約し、チームには徒歩や公共交通機関を利用した活動を奨励した。また、データを入手し、チームのカーボンフットプリントをより理解するために、旅行代理店に連絡を取りました。
エコロジカル・フットプリントを最小限に抑えるために私たちがとっているもうひとつのアプローチは、ケータリングに関するものです。チームの食事を注文するときは、再利用可能な食器を提供するようホテルやミーティングスペースに依頼し、プラスチックカップに入ったフルーツサラダの代わりにフルーツを丸ごと注文し、ペットボトルの代わりに水差しを用意しています。私たちや皆さんができることはもっとあるはずですが、交通手段とケータリングから始めるのがよいでしょう。
あなたは目標を設定し、全員が到着する前に共有した。とはいえ、全員を同じレベルで納得させようとするのは難しいものだ。個人的な目標があり、対面式の懇親会を自分のやりたいことをやり遂げる機会として使おうとする人がいるかもしれない。これを軽減するために、オフサイトの成功に貢献する、最初の作業セッションでできる追加的なことがいくつかある：
目標とそれを達成するための計画を繰り返す
オフサイトのスケジュールを確認し、質問に答える。
全員に自己紹介をしてもらう。バーチャルでしか会ったことのない人もいるかもしれない。
現実的な期待値を設定する。セッション中はノートパソコンを閉じておくべきか。社交活動は必須か？
前回のオフサイトからのハイライトと成果を確認する
今後の会社および部門の目標に目を向ける
重要な組織情報や従業員アンケートの結果を共有する
マイアミでは、上記のすべてを1.5時間のセッションに組み込んだ。オフサイト後のアンケートでは、39％が「素晴らしかった」、46％が「とても良かった」と評価した。
お互いを知り、より緊密に協力し合うには、少人数のグループで仕事をしたほうが効率的なのは間違いない。最新のオフサイトでは、各自のサブチームや拠点を考慮して、何度かグループを混ぜた。
過去に行った小グループでの活動を紹介しよう：
回顧：5人程度のグループで、始めるべきこと、続けるべきこと、やめるべきことを話し合った。
ハッキング：コーディングプロジェクトや新しいプロセスなど、あなたが創造し、チームと共有できるものに取り組む。
チームビルディング：少人数のグループに最適な活動を選ぶ。競争の要素は歓迎されるが、主な焦点にすべきではない。
これは、スケジュールを計画する際に考慮すべきことであることは間違いないが、その効果はオフサイト中にしか現れない。私たちのように、人々が一緒に時間を過ごし、絆を深めることを目的のひとつとするならば、作業セッション、楽しいアクティビティ、そして人々が自分たちのグループや経験を形成するための計画的な自由時間をうまく組み合わせることを目指すべきです。このバランスをうまくとるのが難しいのです。
2020年のオフサイトで集めたフィードバックによると、チームビルディングのアクティビティは、ワークセッションよりも、むしろその週のお気に入りのパートに分類される人が多かったようです。セーリング、料理教室、博物館ツアー、コミックブック作成ワークショップ、借り物競争などです。
オフサイトは終了し、必要な些細な遅れはあるものの、全員が帰宅し、あなたはすべてがうまくいったと思っている。アンケートを実施しない限り、目標に対する実際の成功度を測る方法はない。
翌週にGoogleフォームを使って匿名で行います。量的データと質的データの両方を収集し、次回のオフサイトで発生した問題にどのように対処するかについてのコメントを添えてチームと共有します。マイアミのオフサイトで収集したフィードバックから得られた興味深い発見は、この週のソーシャルな側面が参加者の成功の主なきっかけになったようだということでした。実際、約40％の人が、普段は一緒に過ごすことのない同僚と時間を過ごすことが、このオフサイトで最も良かったことだと答えている。
最後に、説明責任である。いくらディスカッションを重ねたり、フィードバックを集めたりしても、最終的に明確なオーナーを持つ実行可能な項目がなければ、すべてが無駄になってしまう。離れた場所にいるチームが、同じ道を歩み続けるのはさらに難しいことだ。
一例を挙げると、直近のオフサイトで実施したレトロスペクティブ・セッションの結果、私たちはこれを定期的に実施したいと考えた。そのフォローアップとして、私たちはすでに月1回のサブチーム・レトロスペクティブを計画している。専任の担当者がいて、すべてのフィードバックをスプレッドシートと社内Wikiページで収集・追跡する。そして、四半期に一度、全員が集まり、各アクションアイテムの進捗状況を確認する。
オフサイトから帰宅した後も、みんなが一体感を持てるような関係を築くことはとても重要です。リモートチームの次回のオフサイトに何を考慮すべきか、考える材料と実践的なプランニングのヒントを提供できたなら幸いです。少なくとも私たちは、次のオフサイトの計画が待ち遠しい！
リモートチームのオフサイト運営において、移動は大きな役割を果たす。続きを読む チームの移動を楽にする.