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Myrsini is a Senior Community Programs Manager at Vonage. She helps the Developer Relations team support, engage and connect with developer communities where they are.
Betrieb einer Off-Site für Remote-Teams
Lesedauer: 10 Minuten
Wenn Sie im Bereich Developer Relations arbeiten, sind die Chancen groß, dass Ihr Team über die ganze Welt verteilt ist. Unsere Gruppe bei Vonage ist derzeit über drei Kontinente verteilt und zählt 38 Mitglieder. Zusammenzukommen, um zu feiern, wer wir sind, uns auf unsere Arbeit zu konzentrieren und einfach Zeit miteinander zu verbringen, ist ein unverzichtbarer Teil der Kultur unseres Teams. Aus diesem Grund treffen wir uns alle ein- bis zweimal im Jahr am selben Ort zu unserem Offsite.
Im Laufe unserer Karriere haben wir gemeinsam über 130 Team-Offsites besucht und geplant, und wir nutzen diese Erfahrungen kontinuierlich für Iterationen und Verbesserungen. Wir arbeiten hart daran, dass es sich lohnt, dorthin zu reisen, und versuchen immer, die richtigen Ziele zu setzen, die Inklusion im Auge zu behalten und unser Team zu befähigen, sich in allen Planungsphasen aktiv zu beteiligen.
Unabhängig davon, ob Ihr Remote-Team aus drei, zehn oder 50 Personen besteht, gibt es einige Dinge, die Sie beachten können, um das Beste aus Ihrer gemeinsamen Zeit herauszuholen. Einige dieser Punkte gelten für jede Art von Off-Site. Damit Ihr nächstes Teamtreffen ein Erfolg wird, finden Sie hier einige Tipps, wie Sie sich vor, während und nach der Veranstaltung am besten vorbereiten können.
Gehen Sie von der Vergangenheit aus. Hat Ihr Team bereits an einer Exkursion teilgenommen? Sie sollten sich alle Rückmeldungen ansehen und versuchen, auf alle Aspekte der Erfahrung einzugehen. Sie können auch eine Umfrage durchführen, um herauszufinden, an welchen Aktivitäten und Veranstaltungen die Teilnehmer interessiert sind. Vielleicht können Sie nicht alle Wünsche erfüllen, aber es ist ein guter Anfang.
Unser Team war kurz vor unserer globalen Exkursion 2019 in Athen, Griechenland, gewachsen. Um sicherzugehen, dass wir alle auf derselben Seite stehen, und um zu verstehen, was die Leute während der Woche tun und was sie davon haben wollen, haben wir eine Umfrage verschickt. Hier sind einige Beispiele für Fragen und Antworten:
Worüber wollen Sie am Ende der Woche mehr wissen?
Meine Teammitglieder. Einfach nur Zeit mit ihnen persönlich zu verbringen, wird für mich der größte Gewinn sein.
Öffentliches Reden - ich habe das Gefühl, dass ich mich hier immer verbessern kann.
Welche Art von Sitzungen sollten wir durchführen?
Es ist Zeit, sich in kleinere, spezialisierte Gruppen aufzuteilen, vielleicht nach Initiative, nach Produkt, nach technischem Stack. Viel Zusammenarbeit und Workshops, in denen wir uns gegenseitig schulen können. Dinge, bei denen mehr als nur eine Person spricht und alle zuhören - das können wir auch aus der Ferne tun! Moderierte Diskussionen wären fantastisch, und wenn die Sitzungen nicht für alle gedacht sind, bin ich mir sicher, dass auch auf den Fluren tolle Inhalte entstehen werden...
Zeit, einfach gemeinsam Code zu schreiben.
Standort, Standort, Standort. Dies ist der Punkt auf unserer Planungs-Checkliste, bei dem es am längsten dauert, sich zu einigen. Hier sind einige Fragen, die Sie sich stellen können, um die Entscheidung zu erleichtern:
Wie hoch ist Ihr Budget?
Welche Anforderungen haben Sie an den Tagungsraum und das Hotel?
Wo sind die meisten Mitarbeiter Ihres Teams ansässig?
Kann jeder zu dem von Ihnen vorgeschlagenen Ziel reisen?
Wie lange wird es dauern, bis sie dort ankommen?
Wie ist das örtliche Wetter in dieser Zeit des Jahres?
Gibt es einen Flughafen mit internationalen Verbindungen?
Verfügt der Standort über gute öffentliche Verkehrsmittel?
Für unsere letzte Exkursion im Januar 2020 haben wir uns für Miami, Florida, entschieden. Hier ist der Grund dafür:
Die Stadt entsprach unseren Bedürfnissen in Bezug auf die Unterbringung, die verfügbaren Tagungsräume und die Möglichkeiten zur Teambildung und für soziale Aktivitäten.
Die Wettervorhersage für Januar schien angenehm zu sein
Für die Fahrt dorthin brauchte jeder weniger als 20 Stunden.
Wir haben unsere letzte globale externe Veranstaltung in Europa abgehalten, um die Reisezeit für die US-Amerikaner, die 40 % der Teilnehmer ausmachten, zu verkürzen. Vier Personen, die normalerweise von zu Hause aus arbeiten, waren nahe genug dran, um zum Veranstaltungsort zu fahren.
Wie sieht ein erfolgreicher Teamausflug für Sie und Ihr Führungsteam aus? Es gibt nicht die eine richtige Antwort, aber es gibt Fragen, die Sie sich stellen können, um dorthin zu gelangen. Wollen Sie an Ihrem Fahrplan arbeiten? Wollen Sie herausfinden, wie der Rest des Jahres aussehen soll? Achten Sie beim Festlegen Ihrer Ziele darauf, dass sie erreichbar sind und für Ihr Team zu diesem Zeitpunkt Sinn machen. Sobald Sie diese Ziele festgelegt haben, sollten Sie sie bei jeder sich bietenden Gelegenheit wiederholen, z. B. am Anfang Ihres Reiseplans.
Die Ziele, die wir uns für unsere jüngste Exkursion gesetzt haben, und der Grund, warum wir sie gewählt haben, waren folgende:
Aufbau von Beziehungen und Vertrauen: ein Ziel, bei dem der Mensch im Vordergrund steht, d. h. selbst wenn wir die klügsten und einfühlsamsten Mitarbeiter in unserem Remote-Team haben, bedeutet dies nichts, wenn wir nicht einander vertrauen und zusammenarbeiten können
Ziele für 2020 abstimmen: Da die Exkursion zu Beginn des Jahres stattfand, war es für uns wichtig, Teamziele festzulegen, die mit den Zielen unserer Abteilung (Produkt) und des Unternehmens übereinstimmen.
Finden Sie heraus, wie wir unser in das Produkt eingebettetes Team optimal nutzen können: Vor kurzem haben wir das Team für Entwicklerbeziehungen mit dem Team für Plattformerfahrung zusammengelegt, um das gesamte Entwicklererlebnis besser in den Griff zu bekommen. Wir wollten, dass unsere Offsite eine Zeit für funktionsübergreifende Diskussionen ist, um den Effekt dieser Fusion zu verstärken.
Versenden Sie einen Entwurf der Tagesordnung ein bis zwei Monate im Voraus, um Inhalte für Ihre Arbeitssitzungen zu sammeln und den Verantwortlichen zuzuweisen. Je breiter die Verantwortlichkeiten verteilt sind, desto engagierter werden sich die Teilnehmer fühlen und desto vielfältiger werden Ihre Inhalte sein. Bestimmen Sie einen oder zwei Kuratoren, die dafür sorgen, dass die Sitzungen mit den Zielen der Veranstaltung übereinstimmen, die Moderatoren und Vortragenden bei der Vorbereitung unterstützen und die Logistik und die Einrichtung der Räume berücksichtigen. Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Interaktivität. Vermeiden Sie Sitzungen, die eher das Format "Zeigen und Erzählen" haben und zu jedem beliebigen Zeitpunkt des Jahres per Webcast übertragen werden können, es sei denn, es gibt wichtige Ankündigungen zu machen. Entscheiden Sie sich stattdessen für Sitzungen, die den Wert der persönlichen Erfahrung maximieren, und achten Sie darauf, zwischendurch Pausen einzubauen, damit die Teilnehmer nicht abschalten.
Abgesehen von der Eröffnungssitzung in Miami, über die Sie weiter unten mehr lesen können, beinhaltete fast jede andere Sitzung irgendeine Art von Interaktivität oder aktivem Lernen. Von Retrospektiven und Hacking bis hin zu öffentlichen Reden und Schreibübungen gab es ein großes Maß an Zusammenarbeit, das sich aus dem Programm ergab.
Wenn Sie sich für Teambuilding und soziale Aktivitäten interessieren, sollten Sie bei der Planung die Integration und das Wohlbefinden Ihres Teams im Auge behalten. Diese Aspekte werden leicht übersehen, wenn Sie hauptsächlich von zu Hause aus arbeiten und keine Rücksicht auf die Zugänglichkeit im Freien nehmen müssen. Gibt es Menschen mit Mobilitätsproblemen, die nicht an dieser wirklich tollen Wanderung teilnehmen können? Selbst wenn Sie alle Möglichkeiten ausgeschöpft haben, um niemanden auszuschließen, sollten Sie sicherstellen, dass es eine Alternative gibt, mit der sie zufrieden sind.
Bei unserer letzten externen Veranstaltung hatten wir zwei Teilnehmer mit Mobilitätsproblemen. Wir haben uns direkt an sie gewandt, um mit ihnen über die Möglichkeit einer Schnitzeljagd zu sprechen. Am Ende konnten wir das Erlebnis auf 1,5 Stunden beschränken. Eine Person nahm teil und ihr Team passte sich ihrem Tempo an, während sich die andere dafür entschied, sich im Hotel auszuruhen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt sind Speisen und Getränke. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Mahlzeiten und Restaurants die diätetischen Anforderungen Ihres Teams. Es gibt nichts Schlimmeres, als den ganzen Tag in einem Sitzungssaal festzusitzen und nichts zu essen zu haben, von dem man nicht krank wird. Und schließlich sollten Sie auch Möglichkeiten für Abendaktivitäten vorsehen, bei denen es nicht um Essen und Trinken geht. Letztes Jahr hatten wir bei einer Exkursion einen halb improvisierten Brettspielabend, den wir öfter wiederholen sollten.
Seien wir ehrlich, bei kontinentübergreifenden Teams müssen die meisten Leute einfliegen. Informieren Sie sich über die Umweltrichtlinien Ihres Unternehmens und prüfen Sie, ob es eine Möglichkeit gibt, Ihre Kohlenstoffemissionen gemeinsam auszugleichen. Außerdem sollten Sie bedenken, dass einige Reiseziele besser für alternative Transportmittel geeignet sind.
Bei unserer Exkursion nach Amsterdam im Jahr 2019 sind etwa 15 % der Teilnehmer mit dem Zug oder dem Schiff angereist. Wir haben auch einen Bus für einige lokale Transfers gebucht und das Team ermutigt, zu Fuß zu gehen oder öffentliche Verkehrsmittel für Aktivitäten zu nutzen. Wir haben uns auch mit unserem Reisebüro in Verbindung gesetzt, um Daten zu erhalten und den CO2-Fußabdruck unseres Teams besser zu verstehen.
Ein weiterer Ansatz, den wir verfolgen, um unseren ökologischen Fußabdruck zu minimieren, betrifft die Verpflegung. Wenn wir Teamessen bestellen, bitten wir das Hotel oder den Tagungsraum, wiederverwendbares Geschirr zur Verfügung zu stellen, wir bestellen ganzes Obst statt Obstsalat in Plastikbechern und haben Krüge mit Wasser statt Flaschen. Es gibt sicherlich noch mehr, was wir und Sie tun können, aber Transport und Catering sind ein guter Anfang.
Sie haben Ihre Ziele festgelegt und mit allen Beteiligten geteilt, bevor sie ankommen. Dennoch kann es schwierig sein, alle auf die gleiche Stufe der Zustimmung zu bringen. Es gibt vielleicht Leute, die ihre eigenen Ziele verfolgen und versuchen, das persönliche Treffen als Gelegenheit zu nutzen, um Dinge zu erledigen, die sie erledigen wollen. Um dies zu entschärfen, können Sie während der ersten Arbeitssitzung einige zusätzliche Maßnahmen ergreifen, die zum Erfolg Ihrer externen Veranstaltung beitragen werden:
Wiederholen Sie Ihre Ziele und den Plan, wie Sie diese erreichen wollen
Besprechen Sie den Zeitplan für den Außeneinsatz und beantworten Sie alle Fragen.
Bitten Sie alle, sich vorzustellen. Vielleicht gibt es Leute, die sich nur virtuell kennen.
Legen Sie praktische Erwartungen fest. Sollen Laptops während der Sitzungen ausgeschaltet sein? Sind soziale Aktivitäten obligatorisch?
Besprechen Sie die Highlights und Erfolge seit Ihrer letzten Dienstreise
Betrachtung der Unternehmens- und Abteilungsziele für die Zukunft
Teilen Sie wichtige organisatorische Informationen oder Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen
In Miami haben wir alle oben genannten Punkte in eine 1,5-stündige Sitzung integriert, die zu einem der am besten bewerteten Programmpunkte wurde. Von den Umfrageteilnehmern, die die Veranstaltung besuchten, bewerteten 39 % die Veranstaltung als ausgezeichnet und 46 % als sehr gut.
Das gegenseitige Kennenlernen und die engere Zusammenarbeit lassen sich wohl effizienter gestalten, wenn man in kleineren Gruppen arbeitet. Bei unserer letzten Exkursion haben wir die Gruppen ein paar Mal gemischt und dabei berücksichtigt, welche Unterteams die Teilnehmer haben und wo sie ansässig sind.
Hier sind einige Kleingruppenaktivitäten, die wir in der Vergangenheit durchgeführt haben:
Rückblick: Gruppen von ca. 5 Personen, die über Dinge diskutierten, die wir beginnen, fortsetzen oder einstellen sollten
Hacking: Arbeit an einem Programmierprojekt, einem neuen Prozess oder irgendetwas, das Sie erstellen und mit dem Team teilen können
Teambildung: Wählen Sie Aktivitäten, die sich ideal für kleine Gruppen eignen, ein Element des Wettbewerbs ist willkommen, sollte aber nicht im Vordergrund stehen
Dies sollte zweifellos bei der Planung Ihres Zeitplans berücksichtigt werden, aber die Auswirkungen werden sich erst während der Freizeit zeigen. Wenn es wie bei uns eines Ihrer Ziele ist, dass die Teilnehmer Zeit miteinander verbringen und Kontakte knüpfen, sollten Sie eine gute Mischung aus Arbeitssitzungen, unterhaltsamen Aktivitäten und auch etwas geplante freie Zeit anstreben, in der die Teilnehmer ihre eigenen Gruppen bilden und Erfahrungen sammeln können. Das richtige Gleichgewicht zu finden, ist eine Herausforderung.
Bei den Rückmeldungen, die wir nach unserer Exkursion 2020 erhalten haben, gaben mehr Teilnehmer an, dass sie die Teambuilding-Aktivitäten als ihren Lieblingsteil der Woche bezeichneten, als die Arbeitssitzungen. Hier sind einige Dinge, die wir in der Vergangenheit gemacht haben, falls Sie Inspiration brauchen: Segeltörn, Kochkurse, interaktive Museumsbesuche, Comic-Workshops und Schnitzeljagden.
Ihre externe Veranstaltung ist abgeschlossen, alle sind zu Hause - mit den notwendigen kleinen Verzögerungen - und Sie haben das Gefühl, dass alles gut gelaufen ist. Solange Sie keine Umfrage durchführen, gibt es keine Möglichkeit, den tatsächlichen Erfolg anhand Ihrer Ziele zu messen.
In der Woche danach machen wir dies anonym über Google-Formulare. Wir sammeln sowohl quantitative als auch qualitative Daten, die wir dann mit dem Team teilen, zusammen mit Kommentaren dazu, wie wir die aufgetretenen Probleme beim nächsten Offsite angehen werden. Eine interessante Erkenntnis aus den Rückmeldungen, die wir für unser Offsite in Miami gesammelt haben, war, dass der soziale Aspekt der Woche der Hauptkatalysator für den Erfolg der Teilnehmer zu sein schien. Etwa 40 % der Teilnehmer gaben an, dass das Beste an der Woche war, Zeit mit Kollegen zu verbringen, mit denen sie normalerweise nicht zusammen sind.
Nicht zuletzt geht es auch um die Verantwortlichkeit. Egal, wie viele Diskussionen Sie führen oder wie viel Feedback Sie einholen, es wird alles umsonst sein, wenn Sie am Ende keine umsetzbaren Aufgaben haben, die klare Verantwortliche haben. Für ein externes Team ist es noch schwieriger, wegzugehen und trotzdem auf demselben Weg zu bleiben.
Um Ihnen ein Beispiel zu geben: Als Ergebnis der Retrospektive, die wir bei unserer letzten Dienstreise durchgeführt haben, haben wir beschlossen, diese regelmäßig durchzuführen. Als Folgemaßnahme haben wir bereits monatliche Retrospektiven für die Unterteams geplant. Es gibt eine spezielle Person, die alle Rückmeldungen in einer Tabelle und auf unserer internen Wiki-Seite sammeln und verfolgen wird. Wir werden dann alle einmal pro Quartal zusammenkommen, um die Fortschritte der einzelnen Maßnahmen zu überprüfen.
Es ist so wichtig, Beziehungen aufzubauen, die es den Leuten ermöglichen, ein Gefühl der Zusammengehörigkeit zu haben, wenn sie von einem Auslandseinsatz nach Hause zurückkehren. Wir hoffen, Ihnen einige Denkanstöße und praktische Planungstipps gegeben zu haben, was Sie bei der nächsten Dienstreise Ihres Remote-Teams beachten sollten. Wir jedenfalls können es kaum erwarten, mit der Planung unseres nächsten Einsatzes zu beginnen!
Reisen spielen eine große Rolle bei der Durchführung eines Off-Site-Einsatzes für Remote-Teams. Lesen Sie mehr über Reiseerleichterungen für Ihre Teams.